Útil para todos os setores da empresa, o 5W2H é completo

O método 5W2H é muito usado caso você trabalhe com gestão da qualidade e provavelmente já ouviu sobre ele. A implementação do 5W2H em uma empresa que valoriza a melhoria constante de seus projetos e processos pode ser ideal para deixar claro aos colaboradores quais e como a empresa deseja seguir seus passos para implantação de um sistema de melhoria contínua. Ele foi criado primeiramente no Japão para ser aplicado em ferramentas para desenvolver planos de ações empresariais. Neste artigo abordaremos especificamente este método, a amplitude diferencial que pode ser de grande ajuda para determinadas empresas, além das etapas que correspondem à sigla. E falaremos sobre cada uma mais adiante no texto, além disso será é possível combinar o 5W2H com outras ferramentas de gestão.

A seguir falaremos sobre os seguintes assuntos:

Esse é um tipo de método que pode ser usado em várias áreas da empresa, além de combinado com diversos outros para melhoria da sua gestão da qualidade.

O que é o método 5W2H?

Como muitos desses métodos de melhoria da funcionalidade empresarial, o 5W2H indica em sua nomenclatura uma sigla que implica em uma série de práticas. Essas siglas têm um significado em inglês que também indicarão etapas importantes do processo. Vejamos adiante:

  • Who? (Quem?);
  • What? (O quê?);
  • Where? (Onde?);
  • When? (Quando?);
  • Why? (Por quê?);
  • How? (Como?);
  • How Much? (Quanto?).

Em consequência, essas perguntas indicam questões que, de certa forma, podem ser consideradas bastante abrangentes. Porém, esse é um dos objetivos do método que se propõe a ser adequável a diversos tipos de setores dentro da empresa. Mas não somente isso, companhias que atuam em inúmeras áreas podem se beneficiar ao adotarem esse tipo de metodologia como forma de melhoria da qualidade e resolução de problemas.

As perguntas do método 5W2H não podem ser respondidas somente com um sim ou não

A origem das questões que indicam esse mecanismo são mais retóricas e exigem alguma capacidade de reflexão para a resposta, não somente isso, elas podem trazer respostas muito importantes para o processo de tomada de decisão de uma empresa. Não são perguntas que exigem respostas simples, ao contrário, é necessária muita capacidade analítica para que as respostas obtidas de fato se encaixem nas necessidades da empresa. E com certeza, ao formular os caminhos para resolução de problemas surgirão muitas ideias e situações interessantes em função de uma melhoria constante. Assim, é um sistema que pode ser implementado em qualquer tipo de empresa e integrado a diversos outros.

Use tanto para planejamentos operacionais quanto estratégicos

Os projetos na área operacional ou mesmo as verificações e detecções de problemas podem se beneficiar com o auxílio dessa ferramenta. Portanto, podemos considerar que o 5W2H é altamente eficaz não somente porque tem a capacidade de abrangência. O método 5W2H também pode auxiliar na otimização dos processos de diversos setores da companhia, com definições claras de cada etapa em função da elaboração de um plano de ação. Ou seja, desde os níveis mais operacionais aos altos cargos gerenciais que utilizam métodos para tomada de decisões importantes e estratégicas, o 5W2H pode ser muito eficiente.

O método pode ser usado em quais áreas da empresa?

Bem, como já descrito o quanto esse método pode ser versátil, podemos afirmar que ele é passível de ser usado em qualquer área da sua empresa, inclusive em planejamentos pessoais mesmo. Abaixo veremos alguns setores e aplicações mais comuns dentro de qualquer organização.

  • Nos setores operacionais ou no chão de fábrica para resolução de problemas e desenvolvimento dos planos de ações.
  • Áreas administrativas e setores de gestão de documentação.
  • Recursos humanos ou da área gerencial que ficam, de certa forma, em uma posição de tomada de decisão importante.
  • Processos decisórios, além de Planos Estratégicos que envolvem a alta administração podem ser auxiliados com a elaboração de uma plano de ação para acompanhar a aplicação das ações determinadas.

E para utilizar esse método na prática, o que é necessário?

Na prática, o método envolve perguntas que precisam ser feitas para que um objetivo seja alcançado. Adiante veremos um exemplo de como podem ser respondidas em determinada situação. Portanto, veja como pode funcionar em algum projeto ou setor da empresa.

  1. Na fase What, suponhamos que o objetivo seja a capacitação da equipe de vendas de sua empresa.
  2. O motivo ou Why pode ser o aumento no número de clientes.
  3. No caso do Where, será indicado o local onde as implementações do método serão realizadas. Portanto, se sua empresa for em uma determinada cidade, essa será o local.
  4. Além disso, você poderá definir um prazo para que o projeto seja implementado ou executado. No caso, esse será a fase When do processo que estamos discutindo.
  5. Na fase Who, a equipe ou profissional que implementa o método precisa escolher a pessoa ou time de colaboradores que serão responsáveis por cada ações de melhoria.
  6. Agora entramos nas fases “H”, sendo a primeira do How que significa Como. No caso em que estamos dando uma exemplificação, como você poderá capacitar a equipe de vendas e obter melhores resultados com seus colaboradores.
  7. O outro H é indicativo de How Much, ou seja, quanto será preciso investir para conseguir de forma adequada esses objetivos. Será importante oferecer uma ideia econômica para obtenção dos resultados desejados e com a máxima eficácia.

Integração do 5W2H e outras ferramentas de gestão

Há o entendimento de que esse método é muito flexível e, portanto, adequável a qualquer empresa. Isso também implica que outras ferramentas de gestão podem ser utilizadas para auxiliar no processo. Além disso, podem ser usadas adicionalmente para melhorias, como um quesito a mais que adicione informações e diagnósticos de gestão da qualidade da empresa em questão. Isso é uma parte muito importante do diferencial do 5W2H e que o faz muito eficiente nesse contexto. Ele é considerado totalmente passível de integração com outras ferramentas, como por exemplo, o Microsoft Excel; além de ser muito eficaz.

O método 5W2H pode ser integrado com qualquer outra ferramenta

Além de ser excelente do ponto de vista organizacional por constituir-se de um plano com metodologia definida, também funciona com outras ferramentas. Portanto, pode servir de base como início ou fim para utilização de outros softwares de gestão da qualidade bem como metodologias como “5 Porquês”, “8D” entre outros. Outro ponto positivo é que você pode trabalhar com esse importante instrumento em diversos tipos de arquivos, é de simples elaboração. Assim, você pode desenvolver um trabalho desses em Word ou no PowerPoint; e principalmente no Excel onde encontrará várias versões e formatos utilizáveis, inclusive no nosso site. É possível ter tê-la em um formato bem intuitivo e objetivo para sua aplicação, onde você poderá editar e colocar a logo da empresa ou até mudar para as cores que preferir.

Conclusão

Neste artigo falamos sobre o método 5W2H, o que ele significa e como pode ser adequado a diversos outros tipos de ferramentas para gestão da qualidade. Além disso, falamos sobre a aplicação da gestão da qualidade de forma contínua e com combinação de diversos métodos para melhoria dos processos. Não se esqueça de deixar o seu like neste post se você gostou. Também compartilhe com todos os seus amigos nas redes sociais ajudando a divulgar nosso trabalho na Internet. Não se esqueça também de conhecer o nosso site para ter acesso a todos os serviços que oferecemos, aulas personalizadas, além de muitas planilhas disponíveis online.

Referências

DOO.COM.BR. Como utilizar o método 5W2H na sua organização. Disponível em: <https://doo.com.br/como-utilizar-o-metodo-5w2h-na-sua-organizacao#:~:text=A%20ferramenta%205W2H%20se%20originou,no%20desenvolvimento%20de%20atividades%20espec%C3%ADficas.>. Acesso em: 08/07/2020.

ROCHA, HUGO. 5W2H: o que significa, para que serve, como fazer e exemplos. Disponível em: <https://klickpages.com.br/blog/5w2h-o-que-significa/>. Acesso em: 08/07/2020.

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