Gerenciamento de documentos

Embora seja deixado um pouco de lado, o gerenciamento de documentos é uma parte fundamental para a empresa.

Uma boa gestão documental, além de organização traz segurança, tanto para a empresa, como para quem está ligado diretamente a ela. (cliente, fornecedor…)

documentos antigos

No início não é algo simples, o que faz com que alguns empresários não veem a necessidade em “perder tempo” elaborando um bom planejamento para isso, sem pensar na efetividade que o trabalho terá após passar por esse processo, e que além de proporcionar lucro, evitam despesas desnecessárias.

O que exatamente é o gerenciamento de documentos?

É uma sequencia de ações que uma empresa tem para o correto arquivamento e manuseio de seus documentos.

Quando falo de manuseio correto, estou falando de manutenção, de ser retirado e colocado no lugar definido, de forma a não estragar sua forma física.

organização de documentos

Como é feito?

A gestão de documentos não tem uma linha exata a ser seguida, pois a maneira que os documentos serão organizados, dependem muito da conveniência da empresa.

Precisa ser levado em consideração a frequência com que serão utilizados, para organizar o acesso, se ficam mais fáceis de encontrar em ordem cronológica ou alfabética, como fica a separação por setores, e pra isso é feito um estudo das suas reais necessidades.

Objetivo:

O principal objetivo é a redução no tempo de busca dos documentos.

Em empresas onde o costume é apenas arquivar sem muitas preocupações, é comum que funcionários gastem seu tempo procurando por algo que poderia ter o seu lugar correto, e assim esse tempo seria usado para uma outra atividade mais produtiva.

Mas também conseguimos fazer a redução de despesas que podem ser consideradas pequenas ou grandes, dependendo da demanda. Um grande exemplo seria o caso de impressões e cópias, onde quando a empresa imprime um documento.

Mas também o tem digitalizado, e precisa dele em um momento de urgência, o mais provável é que ele será impresso novamente, ao invés de procurar a cópia já impressa anteriormente.

Prejuízos que uma má gestão documental pode acarretar.

São vários os prejuízos, desde credibilidade (um cliente não consegue ter tanta confiança em uma empresa que as vezes é solicitado um contrato social por exemplo, e não é algo fácil de ser enviado), à perda de dinheiro mesmo. Mas vamos à exemplos básicos e mais comuns.

Imagine que o contas à pagar da sua empresa, que tem um grande fluxo de pagamentos diário, não tenha uma organização por datas, qual a probabilidade de contas vencerem, e serem pagas com juros?

Ou o RH, que não tem um dossiê completo dos funcionários, como comprovaria ter cumprido com todas as obrigações trabalhistas dele em caso de uma ação judicial?

documentos organizados

Facilidade de arquivos digitalizados

Alguns documentos com a implantação da assinatura digital, podem ser utilizados e são aceitos nesse formato, isso traz muitas vantagens, pois além de não ser necessário um ambiente grande para arquivos de papéis, eles não se desgastam com o tempo

podem ser compartilhados com várias pessoas de uma única vez, a facilidade de encontra-los é muito maior e ainda pode ser controlado quem acessa.

Sendo assim, é importante para a empresa investir em maneiras de ter o máximo possível de arquivo digital e seguro, seja através de servidores internos, ou até mesmo salvando em nuvem.

Em resumo, sendo os documentos físicos ou digitais, os empresários precisam dar uma maior atenção a sua organização, pois o principal objetivo de uma empresa é gerar lucro e não se perderem em questões burocráticas.

Se a sua empresa precisa ter uma melhor gestão de documentos, podemos te ajudar com nossa experiência em gestão da qualidade e processos, onde seguimos padrões da ISO 9001:2015 onde é amplamente abordado o capítulo de documentada.

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